Beer Pong

La preparazione dell’evento è iniziata con una settimana di anticipo e non ha richiesto più tempo
rispetto al Beer pong precedente.
Sono stati contattati gli organizzatori dei beer pong degli altri anni per chiedere consigli e prendere
spunto dalla loro esperienza.
Per poterlo organizzare al meglio sono stati inoltre riletti i vecchi report, regolamenti e accordi con
le dovute modifiche e aggiunte al regolamento (tempistiche, rotazione delle squadre, iscrizioni,
pagamento delle birre).
Dopo aver definito tutto nei dettagli, il giorno dell’evento, noi dello staff ci siamo trovati verso le 19
per poter spiegare le regole agli arbitri e per allestire il locale e i tavoli.
All’interno del locale, nella sala dietro, sono stati allestiti 4 tavoli, preventivando la partecipazione di
32 squadre da 2, e quindi 64 partecipanti totali tra Erasmus e non.
Prima di aprire le iscrizioni il proprietario ci ha comunicato che nel caso fosse arrivata gente a
cenare, non ci avrebbe lasciato il tavolo che abbiamo utilizzato come postazione “Cassa”, alla fine
la gente a mangiare al Pub dell’angelo alle 20 di giovedi sera non è arrivata e percio abbiamo
potuto usufruirne.
Alle 20 sono state aperte le iscrizioni.
Abbiamo raggiunto 26 squadre partecipanti raggiungendo quasi le nostre aspettative, questo
probabilmente è dovuto al fatto che l’evento si è tenuto di giovedì, rifacendolo nel fine settimana
potremmo arrivare a raggiungere il totale squadre preventivato.
Oltre a Marco che si è occupato della gestione del tabellone, della rotazione delle squadre e
dell’organizzazione e supervisione generale, lo staff è stato organizzato con anticipo, raccogliendo
le adesioni tramite un form interno e distribuendo i vari membri di ESN in due turni di arbitraggio su
4 tavoli.
Irene e Nicola Pende inoltre sono stati al banco delle iscrizioni con i compiti di raccogliere soldi, i
nomi dei partecipanti, i nomi della squadra e il metodo di pagamento utilizzato.
La fee è stata fissata a 5€ a testa, per partecipare al torneo, indipendentemente dal numero di
partite giocate.
È stato deciso di dare la possibilità di pagare sia in contanti che con verse al momento.
Per incentivare la partecipazione degli erasmus e dare loro un vantaggio, visto che l’evento è
aperto a tutti, è stata data la possibilità di comprare la prevendita scontata a 4€, solo tramite verse
in anticipo, per assicurarsi di poter giocare, oltre a uno shot di vodka offerto da noi.
Verso le 21, dopo aver chiuso le iscrizioni e pianificato il tabellone è iniziato il torneo.

Prima di ogni partita uno dei due arbitri ha spiegato le regole, che erano comunque appese
all’interno del locale, nella versione italiana e inglese.
Accanto ad ogni tavolo sono state preparate le spillatrici da 3,5 litri da utilizzare durante la partita,
durante l’evento è stato contato il numero di spillatrici utilizzate sia da noi che dal locale, per poi
avere il numero esatto e pagare i litri di birra utilizzati.
La birra veniva versata da uno dei due arbitri alla squadra che riceveva il punto e le veniva tolto il
bicchiere.
È stato deciso di mettere due arbitri per ogni tavolo per evitare di lasciare incustodita la birra e per
dividersi i vari compiti (controllare che nessuno toccasse la birra, sistemare bicchieri, recuperare
palline, versare birra, comunicare la squadra vincente, spiegare le regole e tenere il tempo).
Una volta giocata la finale, sono stati consegnati i premi alla squadra vincente (bottiglia di
champagne e collane hawaiane).
La serata è terminata verso mezzanotte e mezza, dopo l’arrivo della polizia, chiamata dai vicini per
il casino (ma questo significa che c’era tanta gente quindi ottimo).
La serata nel complesso ha funzionato molto bene, considerando che non avevamo raggiunto il
numero di squadre preventivato siamo comunque riusciti a far quadrare i match senza avere
ripescaggi, l’evento ha portato guadagno alle casse di esn e ha portato anche tantissima gente che
arrivando dopo e non potendo partecipare si è fermata nel locale a bere un paio di birre, i materiali
erano sufficienti e il locale scelto è stato più che adeguato.
A livello organizzativo l’orario dell’inizio dei giochi è stato rispettato e c’è stata un po’ di difficoltà
nel trovare le squadre durante le varie partite, suggerisco l’acquisto di un megafono, in modo da
non gridare all’impazzata i nomi ambigui delle squadre.
Alla fine del torneo abbiamo spostato i tavoli e messo la musica per ballare, ma la cosa è durata
poco poiché l’arrivo della polizia e lo sgombero del locale ha concluso la serata.